Os membros da associação podem registrar reuniões do conselho?

Vários estados fornecem um direito estatutário para os membros da associação podem registrar reuniões do conselho seja áudio ou vídeo de uma reunião aberta do conselho, sujeita a regulamentos razoáveis do conselho.

No entanto, em São Paulo, a lei não proíbe nem permite afirmativamente que os proprietários regisem reuniões do conselho. Cabe, portanto, a um conselho específico determinar se essas reuniões podem ser registradas.

Infelizmente, a internet está cheia de desinformação sobre este tema cada vez mais quente. Um blog declarou recentemente, incorretamente, que as reuniões do conselho de condomínios são de natureza “quase governamental” e, portanto, sujeitas à Lei de Reunião Aberta de São Paulo, que permite que os membros regisem reuniões. Tal afirmação não tem base na lei. A Lei de Reunião Aberta só se aplica a entidades governamentais, não a associações comunitárias. O rótulo de “quase-governamental” só foi aplicado pelos tribunais de São Paulo a um conjunto muito limitado de circunstâncias. E, embora certas proteções constitucionais da liberdade de expressão se estendam às Associações Comunitárias sob uma teoria “quase governamental”, atualmente não há direito constitucional de fazer gravações de áudio ou vídeo de reuniões abertas no conselho.

Há também um equívoco amplamente considerado de que reuniões “abertas” são reuniões “públicas”; no entanto, os dois termos não são sinônimos. De acordo com a lei, uma reunião aberta refere-se à presença da reunião do conselho por seus membros, não pelo público em geral. De fato, muitas associações proíbem legalmente que não-membros participem ou participem de reuniões abertas. A “reunião aberta” é uma reunião dos membros de uma corporação privada sem fins lucrativos, não de um órgão público governamental.

A Lei de Divulgação Completa do Desenvolvimento Imobiliário Planejado, que se aplica a todas as associações comunitárias, prevê que, “todas as reuniões do conselho executivo, exceto conferência ou sessões de trabalho nas quais não serão tomadas votações vinculantes, estarão abertas à presença de todos os membros da associação”. No entanto, a Lei prevê ainda que, “a participação dos membros da associação unitária… no processo ou a prestação de uma sessão pública de comentários ficará a critério da diretoria executiva.”

Assim, a lei prevê, em alguns casos, se o estatuto da associação mandato ou sugere a adesão às Regras de Ordem (não há nenhuma exigência legal para seguir as Regras), o conselho da associação tem a discrição de permitir ou negar o direito de registrar reuniões abertas. O estatuto indica claramente que as reuniões são abertas apenas aos membros da associação e a participação dos membros fica a critério exclusivo do conselho.

Aconselhamos que os conselhos adotem uma resolução do Código de Conduta para esclarecer se as reuniões abertas podem ser registradas, além das regras básicas parlamentares e de decoro. Há certamente prós e contras para permitir gravações de tais reuniões, que podem variar de associação para associação com base na dinâmica envolvida. Os conselhos a favor das reuniões de gravação sentem que promove a transparência e a comunicação do conselho com seus proprietários. De fato, as legislaturas de outros estados têm sentido esse princípio tão importante que codificaram tal direito. Aqueles contra a gravação opinam que as reuniões abertas não são destinadas ao público em geral e podem ter um efeito arrepiante nos comentários e discussões sinceros entre membros e membros do conselho. Os membros da associação podem não querer fazer uma pergunta ao conselho sabendo que serão filmados e aparecerão instantaneamente nas mídias sociais.

A maioria dos estados que preveem gravações de reuniões permitem que os conselhos regulam os procedimentos de gravação e proíbam qualquer ação que, por exemplo, use luzes obstrutivas. No entanto, independentemente da jurisdição, muitas perguntas permanecem sem resposta sobre o que pode ser feito com as gravações, se permitido. Essas gravações podem ser postadas nas redes sociais? Qual é a expectativa de privacidade por parte da diretoria e de outros proprietários dentro de uma empresa privada? O conselho pode permitir gravações, mas restringir a divulgação fora da alçada dos membros da associação?

Curiosamente, os regulamentos mais recentes, promulgados pelo Departamento de Assuntos do Consumidor, tratam da tomada de atas por um conselho de associação. Entre outras coisas, há uma nova exigência para os conselhos que registram reuniões abertas: “Se uma reunião for gravada eletronicamente, será feito um registro escrito dos assuntos abordados e as matérias votadas. Os membros da associação terão acesso à gravação eletrônica, bem como ao registro escrito, incluindo o direito de fazer uma cópia de registros eletrônicos ou escritos.

Na era das reuniões abertas da videoconferência virtual, os conselhos devem observar que se a reunião for gravada usando a opção de gravação de um programa, ou estiver na prática geral de registrar eletronicamente reuniões abertas, sejam virtuais ou presenciais, uma cópia deve ser disponibilizada mediante solicitação de um membro da associação. No entanto, um conselho não é obrigado a fazer uma gravação eletrônica de uma reunião aberta. As mesmas considerações para permitir gravações por membros da associação são igualmente aplicáveis para os conselhos, considerando se devem ou não gravar reuniões abertas.

Em caso de duvidas entre em contato com a equipe da UNIONE CONDOMINIO para melhor explicar este e outros procedimentos.