Você deve produzir e distribuir a pauta da reunião e os documentos que a acompanham ao conselho pelo menos uma semana antes da reunião.
Isso dá a todos os membros do Conselho a oportunidade de revisar as informações e entrar em contato com o gerente da administração com perguntas antes da reunião.
Cada membro do conselho precisa revisar o pacote da reunião antes da reunião e entrar em contato com o gerente da administração com quaisquer acréscimos ou perguntas.
As reuniões têm como objetivo a tomada de decisões, por isso é importante que todas as suas perguntas de esclarecimento sejam respondidas com antecedência.
Geralmente, o presidente ou gerente é a melhor pessoa para liderar sua reunião.
O líder precisa ser imparcial para permitir o pensamento livre do Conselho e dos residentes, mas deve ser disciplinado para manter a reunião em andamento e no tópico.
As reuniões do conselho têm como objetivo a tomada de decisões, não sessões de brainstorming.
As sessões de brainstorming devem ocorrer entre as reuniões com os membros do comitê apropriados, com foco em suas sugestões e análises. Quando um plano é concluído, ele pode ser apresentado em uma reunião do Conselho para aprovação.
É fácil desviar do assunto. Siga a pauta ponto a ponto e deixe espaço ao final da reunião para trazer novos negócios que não estejam na pauta.
Quando novos tópicos surgirem, você deve delegá-los a um comitê para revisão posterior, se não estiver pronto para uma decisão.
Seja claro sobre as etapas da ação e qual pessoa é responsável.
Isso economizará tempo durante a discussão, bem como nas reuniões subsequentes e moverá os projetos com mais rapidez.
vindos É perfeitamente aceitável permitir a contribuição do proprietário em sua reunião.
Antes do início da reunião, dê as boas-vindas a todos os proprietários e informe-os de que os comentários do proprietário são permitidos no final da reunião. Cada pessoa deve ter a mesma oportunidade de falar, mas certifique-se de que haja um período máximo de tempo (geralmente 3 minutos).
Iniciar o trabalho em todas as etapas de ação no dia seguinte à reunião permite um início precoce e garante que as tarefas sejam concluídas rapidamente.
Isso não apenas os impede de continuamente aparecerem na pauta da reunião, mas também melhora a moral da comunidade e do Conselho ao mostrar realizações.
Produza e distribua atas de reuniões no dia seguinte à reunião.
Não é incomum residentes agitados comparecerem às reuniões do Conselho com reclamações sobre o Conselho não ser transparente. Ao fornecer as atas, você reduz o número de residentes insatisfeitos que comparecem e interrompem sua reunião.
Conclusão:
Reuniões bem administradas inspiram confiança ao Conselho, ajudam a administração a progredir em todas as frentes e estabelecem padrões e expectativas consistentes para o Conselho e os membros da administração.