Código de Ética: A associação precisa de um?

Embora alguns possam acreditar que um “Código de Ética” ou “Código de Conduta” nada mais é do que uma política que aconselha os colegas proprietários a se comportarem como adultos – e, não se enganem, serve muito bem a esse propósito – toda associação comunitária precisa de um.

Por mais que possamos esperar que o bom senso e a civilidade prevaleçam no funcionamento de nossas comunidades, a adoção de uma política de código de conduta completa garantirá que todos os membros do conselho sejam devidamente educados quanto às suas responsabilidades fiduciárias e que cada residente esteja bem informado sobre o básico da governança adequada da associação comunitária.

Em São Paulo, e na maioria dos outros estados também, as associações comunitárias são tipicamente organizadas como entidades sem fins lucrativos. Os membros da associação elegem um conselho de administração voluntário ou curadores que sejam responsáveis pela gestão das atividades da associação e tenham a responsabilidade de atuar em uma capacidade fiduciária. Para alguns, pode ser a primeira vez que servem como fiduciário.

Um código de conduta estabelece normas mínimas a serem cumpridas pelo conselho de administração no desempenho de suas funções e responsabilidades, ao mesmo tempo em que garante a manutenção dos níveis adequados de transparência e confidencialidade. A política também pode detalhar a conduta da adesão ao participar de reuniões ou se comunicar de outra forma com o conselho de administração ou seu agente gestor.

A seguir estão algumas áreas que a política deve abordar:

Estabelecer um Procedimento para Reuniões do Conselho Deliberativo e Reuniões de Membros, incluindo agendas, tomada de minutos, presidente da reunião, procedimento para fazer e votar moções, discussões de moções, participação dos membros e a realização da adesão nas reuniões.

1. 1. 1. Adote a Ética Financeira abordando a solicitação indevida ou aceitação de qualquer coisa de valor monetário de qualquer pessoa que busque obter relações contratuais ou outras relações comerciais ou financeiras com a associação, ou de qualquer pessoa cuja intenção seja influenciar qualquer decisão de ação sobre qualquer assunto oficial. Os conselheiros não devem usar sua posição para melhorar suas posições financeiras ou comerciais e, portanto, também devem divulgar quaisquer potenciais conflitos de interesse.
      2. Estabeleça a Ética Empresarial afirmando que os conselheiros não buscarão ter um contrato implementado que não tenha sido devidamente aprovado pelo conselho ou, como às vezes vemos, não prometerá nada não aprovado pelo Conselho a qualquer contratante, fornecedor ou contratante durante as negociações. Também é importante que os conselheiros se abstenham de interferir nas funções do agente gestor e de quaisquer funcionários. Os membros do conselho não devem assediar, ameaçar ou tentar através de qualquer meio de controlar ou incutir medo em um representante do agente administrativo ou de um funcionário.
      3. Explique e defina requisitos para transparência e confidencialidade:
         1. Exigir que o conselho divulgue todas as informações sobre suas ações por meio de reuniões abertas e fazendo registros comerciais e financeiros facilmente acessíveis exigidos pela lei estadual, incluindo agendas de reunião e atas.
         2. Os seguintes assuntos discutidos nas sessões executivas ou de trabalho do conselho permanecerão confidenciais:
            1. qualquer assunto a divulgação de que constituiria uma invasão injustificada de privacidade individual;
            2. qualquer litígio pendente ou antecipado ou negociações contratuais;
            3. quaisquer assuntos que se enquadram no privilégio advogado-cliente;
            4. qualquer assunto envolvendo o emprego, promoção, disciplina ou demissão de um oficial ou empregado específico da associação; ou
            5. qualquer informação a que o membro do conselho entre em posse antes que o conselho tornando uma decisão final e vinculante sobre o assunto das informações. Isso inclui discussões entre os membros do conselho em workshops ou reuniões executivas ou comunicações que ocorrem por e-mail ou conferências telefônicas.
         3. Nenhum membro do conselho fará representações ou comunicará aos membros em nome do conselho, sem a aprovação do conselho.
      4. Exigir resolução ética das diferenças. As diferenças de opinião sobre política e procedimento, seja entre membros do conselho ou com os residentes, devem ser tratadas de forma oportuna e cortês e discutidas racionalmente sobre seus méritos com ênfase na resolução de diferenças. O conselho de administração deve tratar todos os membros de forma uniforme e sem favoritismo e o devido processo legal e políticas alternativas de resolução de disputas a serem implementadas quando as diferenças não podem ser resolvidas.
      5. Estabelecer Procedimentos de Ação Disciplinar por violação da política. Isso pode incluir pedir aos membros que saiam de uma reunião em que ocorre uma violação, um período probatório, suspensão, uma repreensão pública.

Em última análise, um bom código de conduta fornecerá aos membros transparência na governança, estabelecendo diretrizes para a realização de reuniões, abordando a ética financeira e empresarial e lidando com disputas, ao mesmo tempo em que garante à comunidade que existem preocupações legítimas e razões para a confidencialidade.

Se a política for clara quanto à sua necessidade e propósito, os moradores são menos propensos a reclamar que o conselho está “mantendo” informações da comunidade ou de outra forma não está sendo transparente sobre suas ações. Uma política de conduta concisa e claramente escrita normalmente desarmará aqueles residentes que acreditam que o conselho tem uma agenda alternativa e pode até mesmo ir um longo caminho para promover um senso de comunidade.