Siga este cronograma anual para melhorar sua gestão de projetos e suavizar o processo de orçamento e planejamento…
Crie e aprove seu orçamento e determine quais projetos você deseja concluir no ano seguinte.
Iniciar esse processo com bastante antecedência no ano seguinte permite que você envie o orçamento a todos os proprietários e faça uma reunião especial para responder a quaisquer perguntas sobre o orçamento. Seus residentes apreciarão esta reunião.
Planeje seus projetos e crie todas as suas solicitações de propostas.
Esta é geralmente a temporada mais lenta para a sua associação, portanto, preparar seu planejamento durante a baixa temporada do projeto permite que você reserve o tempo necessário para criá-la com cuidado e atenção aos detalhes. O início precoce da criação de seu planejamento também permite que a diretoria tenha bastante tempo para revisar todos os detalhes do projeto, para que as alterações possam ser feitas antes de obter as estimativas.
Tendo aprovado seu planejamento prontos no início do ano, você tem uma probabilidade maior de que empreiteiros façam propostas para o projeto.
Isso ocorre porque é a época do ano devagar para os empreiteiros, então eles estão mais do que dispostos a trabalhar em orçamentos para sua associação. Envie cada uma de seus planos para vários contratados para estimar o custo. Quando todas as estimativas são recebidas, elas são revisadas pela Diretoria e o empreiteiro é selecionado e o projeto é programado. Neste momento, você pode notificar seus residentes sobre as contratadas e as datas do projeto para mantê-los informados sobre o que está acontecendo com a associação.
Todas as suas devidas diligências ocorreram e o clima está adequado, então agora é a hora de seus projetos serem concluídos.
Se você esperar até agora para começar a receber orçamentos de projeto, os bons empreiteiros ficarão muito ocupados trabalhando com outros clientes para fazer orçamentos.
O cumprimento de seu orçamento anual e plano operacional ajuda a organizar a associação para o ano. Agora é a hora de revisar o orçamento e os projetos potenciais.
Quando todos os projetos estiverem quase concluídos, é hora de revisar suas projeções financeiras para determinar se sua associação está abaixo do orçamento e tem fundos para concluir quaisquer projetos extras neste ano. Nesse caso, deve haver tempo suficiente para concluí-los.
Seguir este cronograma certamente o ajudará a obter mais propostas para seus projetos, concluí-los dentro do cronograma e ter muito tempo para envolver os residentes nas operações de sua associação.