Organize a programação anual de seu condomínio

Há muitas coisas acontecendo ao longo do ano que afetam seu Conselho e residentes. Aqui estão os cinco períodos pelos quais você deve dividir seu calendário para maximizar sua organização.

Siga este cronograma anual para melhorar sua gestão de projetos e suavizar o processo de orçamento e planejamento…

1: Setembro – novembro: Orçamento

Crie e aprove seu orçamento e determine quais projetos você deseja concluir no ano seguinte.

Iniciar esse processo com bastante antecedência no ano seguinte permite que você envie o orçamento a todos os proprietários e faça uma reunião especial para responder a quaisquer perguntas sobre o orçamento. Seus residentes apreciarão esta reunião.

2: Dezembro – Fevereiro: Planejamento

Planeje seus projetos e crie todas as suas solicitações de propostas.

Esta é geralmente a temporada mais lenta para a sua associação, portanto, preparar seu planejamento durante a baixa temporada do projeto permite que você reserve o tempo necessário para criá-la com cuidado e atenção aos detalhes. O início precoce da criação de seu planejamento também permite que a diretoria tenha bastante tempo para revisar todos os detalhes do projeto, para que as alterações possam ser feitas antes de obter as estimativas.

3: Março – Maio: Licitação e seleção de empreiteiros

Tendo aprovado seu planejamento prontos no início do ano, você tem uma probabilidade maior de que empreiteiros façam propostas para o projeto.

Isso ocorre porque é a época do ano devagar para os empreiteiros, então eles estão mais do que dispostos a trabalhar em orçamentos para sua associação. Envie cada uma de seus planos para vários contratados para estimar o custo. Quando todas as estimativas são recebidas, elas são revisadas pela Diretoria e o empreiteiro é selecionado e o projeto é programado. Neste momento, você pode notificar seus residentes sobre as contratadas e as datas do projeto para mantê-los informados sobre o que está acontecendo com a associação.

4: Maio – Agosto: Projetos iniciam e são concluídos

Todas as suas devidas diligências ocorreram e o clima está adequado, então agora é a hora de seus projetos serem concluídos.

Se você esperar até agora para começar a receber orçamentos de projeto, os bons empreiteiros ficarão muito ocupados trabalhando com outros clientes para fazer orçamentos.

5: Setembro: Analise os projetos não orçados.

O cumprimento de seu orçamento anual e plano operacional ajuda a organizar a associação para o ano. Agora é a hora de revisar o orçamento e os projetos potenciais.

Quando todos os projetos estiverem quase concluídos, é hora de revisar suas projeções financeiras para determinar se sua associação está abaixo do orçamento e tem fundos para concluir quaisquer projetos extras neste ano. Nesse caso, deve haver tempo suficiente para concluí-los.

Conclusão:

Seguir este cronograma certamente o ajudará a obter mais propostas para seus projetos, concluí-los dentro do cronograma e ter muito tempo para envolver os residentes nas operações de sua associação.