Esta é geralmente a primeira impressão da administração, portanto, mostre-se com firmeza.
Comece com uma saudação amigável e mencione alguns dos benefícios de sua comunidade. Em seguida, você pode fornecer ao novo residente informações rápidas para familiarizá-lo com as regras da comunidade – o que ajuda a reduzir a possibilidade de ter que enviar uma carta de conformidade ou reclamação posteriormente.
Dê ao novo proprietário uma breve compreensão sobre a governança da comunidade e a função da diretoria.
Se possível, inclua a data da próxima reunião anual.
Inclui informações sobre a sociedade gestora da administração e procedimentos de manutenção.
Inclua números de contato, endereço de site ou qualquer informação do portal da comunidade.
Se for adquirir um talão de cupons, anote isso na carta e forneça um endereço para correspondência para uso no caso dos livros de cupons atrasarem.
Uma multa atrasada não é muito acolhedora, então você quer evitar que isso aconteça!
Informe ao novo proprietário como o lixo é descartado e em que dia.
Inclua detalhes sobre reciclagem e coleta em massa, se esses serviços estiverem disponíveis.
estacionamento é potencialmente uma das questões mais controversas em uma comunidade. Evite problemas com informações claras.
Inclua todas as regras de estacionamento específicas para sua comunidade para ajudar o novo proprietário a evitar problemas com os vizinhos.
Se você tiver uma caixa de correio central, informe ao proprietário como acessar o correio.
Inclua o número de telefone da agência postal se eles precisarem obter as chaves com eles.
Explique como acessar e usar elementos comuns, como a sede do clube ou piscina.
Muitas vezes o proprietário anterior não fornece as chaves ao novo proprietário, portanto, informe-o como obter as chaves, se necessário. Você também pode destacar algumas regras-chave para essas instalações.
Agora é a hora de informar ao novo proprietário que ele precisa obter aprovação para qualquer modificação externa.
Novos proprietários são o grupo com maior probabilidade de realizar projetos externos e você deseja garantir que eles não façam nada que seja proibido.
Pense sobre o que mais é único e importante para a sua administração e inclua isso na carta.
Os exemplos incluem itens como: não grelhar no convés; nenhum animal de estimação no pátio; informações de remoção de neve, etc.
Conclusão:
Receber novos proprietários com uma carta ajuda a iniciar relacionamentos com o pé direito, abre a comunicação e explica as particularidades de se viver em sua comunidade. Uma Carta de Boas-Vindas também ajuda a construir um senso de comunidade e pode evitar problemas para o novo proprietário e a administração.