Como realizar uma reunião de administração de condomínio mais eficiente

O tempo é valioso, portanto, realizar reuniões eficientes e eficazes é importante para os atuais membros do conselho e ao recrutar novos membros. Os elementos-chave são preparação e organização.

1. Distribuição antecipada dos documentos da reunião

Você deve produzir e distribuir a pauta da reunião e os documentos que a acompanham ao conselho pelo menos uma semana antes da reunião.

Isso dá a todos os membros do Conselho a oportunidade de revisar as informações e entrar em contato com o gerente da administração com perguntas antes da reunião.

2. Os membros do conselho precisam visualizar o pacote da reunião

Cada membro do conselho precisa revisar o pacote da reunião antes da reunião e entrar em contato com o gerente da administração com quaisquer acréscimos ou perguntas.

As reuniões têm como objetivo a tomada de decisões, por isso é importante que todas as suas perguntas de esclarecimento sejam respondidas com antecedência.

3. Estabeleça um líder

Geralmente, o presidente ou gerente é a melhor pessoa para liderar sua reunião.

O líder precisa ser imparcial para permitir o pensamento livre do Conselho e dos residentes, mas deve ser disciplinado para manter a reunião em andamento e no tópico.

4. Foco na tomada de decisões

As reuniões do conselho têm como objetivo a tomada de decisões, não sessões de brainstorming.

As sessões de brainstorming devem ocorrer entre as reuniões com os membros do comitê apropriados, com foco em suas sugestões e análises. Quando um plano é concluído, ele pode ser apresentado em uma reunião do Conselho para aprovação.

5. Siga a agenda

É fácil desviar do assunto. Siga a pauta ponto a ponto e deixe espaço ao final da reunião para trazer novos negócios que não estejam na pauta.

Quando novos tópicos surgirem, você deve delegá-los a um comitê para revisão posterior, se não estiver pronto para uma decisão.

6. Defina claramente as etapas da ação

Seja claro sobre as etapas da ação e qual pessoa é responsável.

Isso economizará tempo durante a discussão, bem como nas reuniões subsequentes e moverá os projetos com mais rapidez.

7. Os comentários do proprietário são bem

vindos É perfeitamente aceitável permitir a contribuição do proprietário em sua reunião.

Antes do início da reunião, dê as boas-vindas a todos os proprietários e informe-os de que os comentários do proprietário são permitidos no final da reunião. Cada pessoa deve ter a mesma oportunidade de falar, mas certifique-se de que haja um período máximo de tempo (geralmente 3 minutos).

8. Inicie os itens de ação imediatamente

Iniciar o trabalho em todas as etapas de ação no dia seguinte à reunião permite um início precoce e garante que as tarefas sejam concluídas rapidamente.

Isso não apenas os impede de continuamente aparecerem na pauta da reunião, mas também melhora a moral da comunidade e do Conselho ao mostrar realizações.

9. Distribua suas atas rapidamente

Produza e distribua atas de reuniões no dia seguinte à reunião.

Não é incomum residentes agitados comparecerem às reuniões do Conselho com reclamações sobre o Conselho não ser transparente. Ao fornecer as atas, você reduz o número de residentes insatisfeitos que comparecem e interrompem sua reunião.

Conclusão:
Reuniões bem administradas inspiram confiança ao Conselho, ajudam a administração a progredir em todas as frentes e estabelecem padrões e expectativas consistentes para o Conselho e os membros da administração.