10 dicas para uma Administradora de Condomínio eficaz e carta de boas-vindas

Pequenas ações podem significar muito. Uma carta de boas-vindas é uma forma amigável de comunicar informações importantes a um novo morador no condomínio e/ou membro da administração.

1. Faça sua carta amigável e acolhedora

Esta é geralmente a primeira impressão da administração, portanto, mostre-se com firmeza.

Comece com uma saudação amigável e mencione alguns dos benefícios de sua comunidade. Em seguida, você pode fornecer ao novo residente informações rápidas para familiarizá-lo com as regras da comunidade – o que ajuda a reduzir a possibilidade de ter que enviar uma carta de conformidade ou reclamação posteriormente.

2. Apresente os membros da diretoria

Dê ao novo proprietário uma breve compreensão sobre a governança da comunidade e a função da diretoria.

Se possível, inclua a data da próxima reunião anual.

3. Sociedade gestora

Inclui informações sobre a sociedade gestora da administração e procedimentos de manutenção.

Inclua números de contato, endereço de site ou qualquer informação do portal da comunidade.

4. Como pagar as quotas

Se for adquirir um talão de cupons, anote isso na carta e forneça um endereço para correspondência para uso no caso dos livros de cupons atrasarem.

Uma multa atrasada não é muito acolhedora, então você quer evitar que isso aconteça!

5. Serviços de Resíduos

Informe ao novo proprietário como o lixo é descartado e em que dia.

Inclua detalhes sobre reciclagem e coleta em massa, se esses serviços estiverem disponíveis.

6. Estacionamento

estacionamento é potencialmente uma das questões mais controversas em uma comunidade. Evite problemas com informações claras.

Inclua todas as regras de estacionamento específicas para sua comunidade para ajudar o novo proprietário a evitar problemas com os vizinhos.

7. Correio

Se você tiver uma caixa de correio central, informe ao proprietário como acessar o correio.

Inclua o número de telefone da agência postal se eles precisarem obter as chaves com eles.

8. Acesso a elementos comuns

Explique como acessar e usar elementos comuns, como a sede do clube ou piscina.

Muitas vezes o proprietário anterior não fornece as chaves ao novo proprietário, portanto, informe-o como obter as chaves, se necessário. Você também pode destacar algumas regras-chave para essas instalações.

9. Aprovação de modificação externa

Agora é a hora de informar ao novo proprietário que ele precisa obter aprovação para qualquer modificação externa.

Novos proprietários são o grupo com maior probabilidade de realizar projetos externos e você deseja garantir que eles não façam nada que seja proibido.

10. Outras notas importantes

Pense sobre o que mais é único e importante para a sua administração e inclua isso na carta.

Os exemplos incluem itens como: não grelhar no convés; nenhum animal de estimação no pátio; informações de remoção de neve, etc.

Conclusão:
Receber novos proprietários com uma carta ajuda a iniciar relacionamentos com o pé direito, abre a comunicação e explica as particularidades de se viver em sua comunidade. Uma Carta de Boas-Vindas também ajuda a construir um senso de comunidade e pode evitar problemas para o novo proprietário e a administração.