Devo manter as atas das reuniões para sempre?

Quanto tempo um condomínio precisa para manter as atas das reuniões? A resposta a alguns anos atrás era de 7 anos. Esse requisito tinha seus prós e contras. Provavelmente, a maior vantagem foi minimizar os requisitos de armazenamento, à medida que meses, anos e até décadas de minutos se acumulavam, especialmente para comunidades mais antigas ou aquelas que realizavam reuniões mensais do conselho.

Por outro lado, a maneira ou o raciocínio para certas ações da diretoria não puderam ser verificados após sete anos. Isso fez com que muitos conselhos simplesmente declarassem “é assim que sempre foi feito” ou proprietários alegando que alterações impróprias haviam sido aprovadas por conselhos anteriores, o que basicamente prejudicou a capacidade da associação de fazer cumprir um pacto.

Desde de 2018, a exigência de manter atas mudou. Em vez de sete anos, agora devem ser mantidos para sempre. Isso se aplica a todas as reuniões da associação, seja do conselho, membros, comitês, etc. Essencialmente, a mudança se aplica a qualquer reunião onde sejam feitas atas. Embora o Legislativo tivesse suas razões para essa mudança, as preocupações com o armazenamento hoje em dia simplesmente não são as mesmas, dado o advento do armazenamento em nuvem.

O que isso significa em termos do bem e do mal que podem estar sendo respeitado a risca? Em qualquer dia, o que está escrito na ata pode beneficiar ou prejudicar a associação. No entanto, as atas são fundamentais para confirmar o bom funcionamento do condomínio. Dito isso, tenha em mente que a ata deve refletir quem estava presente, as moções feitas e a logística da moção (quem apresentou, apoiou e a votação).