Tipos de reuniões para uma Administradora de condomínio mais produtiva

Reuniões anuais, reuniões da diretoria, reuniões do comitê e prefeituras: todas essas reuniões são importantes para uma administração de condomínio eficaz.

1. Reunião anual

Não só é exigida por lei, mas também oferece uma grande oportunidade para revisar as realizações do ano anterior e compartilhar as metas para o próximo ano.

Para qualquer negócio, a Reunião Anual é sempre um importante encontro de stakeholders. Embora sua administração possa não parecer um “empreendimento comercial”, certamente há negócios importantes a serem tratados na Reunião Anual, e seu residente espera que esta reunião seja conduzida de acordo.

2. Reuniões do conselho programadas regularmente

É importante ter as datas das reuniões programadas para o ano inteiro para que os residentes possam planejar sua participação.

O objetivo de uma reunião de diretoria é conduzir os negócios da administração, mas não necessariamente obter comentários, reclamações ou preocupações dos residentes. No entanto, a consistência e transparência fornecidas são úteis na criação de uma comunidade.

3. Reuniões do Comitê

reuniões do conselho devem se concentrar na tomada de decisões e as reuniões do comitê devem se concentrar no brainstorming.

Cada comitê deve se concentrar em uma área concentrada da administração, e suas reuniões devem se concentrar em como atingir certos objetivos. O comitê deve então criar um plano organizado para apresentar à diretoria para aprovação em uma reunião regularmente agendada.

4. Reuniões da Diretoria Executiva As reuniões da Diretoria Executiva

São realizadas após a reunião regular da diretoria, para revisar questões sensíveis e pessoais, como cobranças, audiências de conformidade e questões legais.

Este é o momento para os residentes falarem individualmente com o conselho sobre questões que dizem respeito diretamente a eles, como disputar uma questão de conformidade.

5. Reuniões da Câmara Municipal

Devem ser realizadas para discutir um ou dois itens específicos que requerem contribuições da comunidade. Aumentos de taxas e alterações ou acréscimos às regras ou à declaração são tópicos comuns.

É comum, mas não apropriado, que as reuniões na prefeitura sejam eventos abertos, em que os painéis abrem o espaço para ouvir as preocupações dos residentes; no entanto, isso leva a reclamações improdutivas, tornando o conselho desconfortável e defensivo. A reunião adequada para ouvir os residentes é um café e uma conversa com a diretoria.

6. Café e conversa com o conselho

Quando um conselho deseja envolver os residentes em um formato aberto, a melhor maneira de fazer isso é conversando um a um com um membro do conselho para discutir quaisquer preocupações e ideias sobre a administração.

Este ambiente informal e não ameaçador evita a mentalidade de turba, evita debates acalorados e oferece uma oportunidade para que indivíduos calados e tímidos tenham voz.

Conclusão:
Uma programação e um esboço dos tipos de reuniões realizadas por sua administração, e os negócios esperados em cada uma, ajudará a definir as expectativas entre os residentes e estimulará a compreensão das operações da administração. Isso ajuda muito a manter os residentes satisfeitos, permitindo operações mais eficientes e construindo um sólido senso de comunidade.