O que fazer e o que não fazer pelos membros da administração no momento de um E-Discovery

Você acaba de ser eleito membro da diretoria de sua associação e, com essa eleição, vem uma série de responsabilidades. Com tantas pessoas morando em seu prédio, junto com aqueles que fazem a manutenção do prédio, é provável que você tenha de lidar com uma ou duas questões jurídicas durante sua gestão. Se alguma dessas questões legais se transformar em um processo real, você sabe quais informações serão coletadas durante o processo? Você sabe como proteger sua privacidade de ser exposta em um processo legal?

Durante uma ação judicial, as partes se empenham em fazer descobertas. Descoberta é a troca de informações jurídicas e fatos conhecidos de um caso. Pense na descoberta como obter e divulgar as evidências e a posição de cada lado de um caso, de modo que todas as partes envolvidas estejam no mesmo campo de jogo. A descoberta eletrônica, ou eDiscovery, é a forma eletrônica de descoberta. Computadores, telefones e relógios inteligentes integraram-se em tantas facetas de nossas vidas e e-mails, mensagens de texto, fotos, vídeos e calendários são formas de dados eletrônicos que estariam sujeitos a descoberta eletrônica em qualquer litígio. Se você usar seu próprio computador, telefone ou outro dispositivo ao conduzir negócios da associação, esses dispositivos e os dados transferidos desses dispositivos podem ser considerados legítimos durante uma ação judicial. O problema, porém, é que suas informações privadas também podem ser descobertas.

• CRIE uma conta de e-mail separada. Crie um e-mail apenas para empresas da associação. Por ter contas separadas, sua privacidade fica mais protegida. Use a conta de e-mail da associação apenas para negócios da associação. Todas as comunicações relacionadas à associação devem ser comunicadas usando seu e-mail oficial. Além disso, se você gosta de usar calendários digitais ou lembretes em seu smartphone ou computador, certifique-se de usar apenas seu e-mail oficial ao enviar lembretes que tratam de negócios da associação. O oposto também é verdadeiro – não use seu e-mail oficial para comunicações privadas, como compartilhar fotos de sua família. Diferentes provedores permitem que você crie endereços de e-mail gratuitos. As mensagens de texto seguem as mesmas regras. Existem diferentes aplicativos – “aplicativos” – que permitem que você envie mensagens de texto sem usar o serviço principal de mensagens de texto do seu telefone. Tenha em mente,
• Pense antes de se comunicar . Lembre-se de para quem você está enviando qualquer e-mail ou mensagem de texto e se essa comunicação é privada ou relacionada aos negócios. Se for para negócios, certifique-se de usar seus dispositivos e aplicativos relacionados a negócios.
• ESTEJA ciente da tecnologia que o cerca . Certa tecnologia pode ser usada para rastrear ou registrar informações. Dispositivos com Amazon, Alexa ou Google Home são configurados para responder aos seus comandos de voz (ou seja, como “hey Siri”, “Alexa” ou “hey google”). Esses dispositivos criam problemas porque gravam conversas e podem estar sujeitos à descoberta. Outro exemplo de dispositivo de gravação comumente encontrado em uma área residencial são as campainhas de vídeo. Esses dispositivos gravam a área circundante e podem armazenar vídeo por longos períodos de tempo. Até mesmo usar sua impressora ou copiadora particular pode criar problemas, porque muitas dessas máquinas criam registros que podem identificar datas e horários de uso.
• NÃO tire fotos do prédio com seu smartphone . Use uma câmera separada para negócios da associação ou solicite que um gerente tire fotos oficiais.
• NÃO use conexões de Internet de área comum . Se você se conectar ao “WiFi” da academia do seu condomínio e enviar e-mails, suas informações podem ser solicitadas. Para se proteger contra isso, não conecte a uma rede WiFi pública.

A lista acima pode ajudá-lo a evitar que suas informações extremamente pessoais sejam coletadas em um processo envolvendo negócios relacionados à associação. Na próxima vez que você quiser resolver um assunto relacionado à associação, reserve alguns segundos a mais antes de enviar um e-mail ou tirar uma foto para avaliar se você está potencialmente expondo suas informações pessoais.