Comece agora o orçamento operacional do próximo ano

A chave para criar um orçamento operacional de sucesso para sua administração com pouco estresse é começar o processo cedo.

Começar a trabalhar em seu orçamento antecipadamente permite que você tenha tempo para se concentrar em cada área específica do orçamento para entender completamente qual é a despesa, por que está no orçamento e como ela afeta positivamente a administração.

Seu processo de orçamento deve começar em agosto com uma inspeção geral da propriedade. Observe a condição geral dos elementos do condomínio e responsabilidade para determinar as necessidades de manutenção. Aproveite também esta oportunidade para considerar projetos que vai agregar valor ao se condomínio. Pergunte a si mesmo: os prédios precisam ser pintados, se o asfalto precisa ser vedado, se for construído um abrigo contra intempéries sobre as caixas de correio, se a sede do clube precisa de um tapete novo, etc. Compile a lista de projetos, obtenha estimativas de custo para os projetos e, em seguida, priorize a lista do mais importante / provável ao menos importante / provável. Você usará essa lista para selecionar seus projetos assim que concluir seu orçamento preliminar.

Agosto também deve ser um momento para revisar seu plano operacional atual de cuidados com o gramado para fazer quaisquer alterações que você sinta que irão beneficiar o condomínio. O serviço de manutenção de gramados é talvez a maior despesa de um orçamento, portanto, analise e modifique totalmente o plano operacional de manutenção de gramados. Às vezes, isso significa aumentar o nível de serviço (e custo) de seu serviço de gramado, no entanto, este também pode ser um momento para reduzir ou eliminar serviços que não agregam valor ao condomínio, como reduzir o corte de lâmina dura de 8 vezes um ano para 6. Assim que o seu plano operacional de cuidados com o gramado for finalizado, obtenha propostas de várias empresas para que você as tenha em mãos quando o orçamento preliminar for concluído.

Assim que a lista de projetos e a revisão do cuidado do gramado forem concluídas, você deve estar pronto para começar a trabalhar em seu orçamento preliminar, geralmente em setembro. O orçamento preliminar compreende todas as despesas de rotina necessárias para o funcionamento da sua administração. Esses itens incluem seguro, administrativo, taxas de gestão, jurídico, contabilidade, serviços públicos, reservas, etc. Reveja todas as suas despesas de rotina para o ano em curso, juntamente com quaisquer notas que você fez ao longo do ano em relação a alterações de preços ou modificações de serviço, para determinar o que será permanecerá como despesa em 2018 e qual será o custo do item.

Depois de ter concluído o seu orçamento preliminar, acrescente o custo do seu novo contrato para cuidar do gramado e, em seguida, subtraia as despesas totais da receita para determinar quanto ainda resta. Esse excedente é o que você tem disponível para gastar em projetos. Agora é a hora de revisar sua lista de projetos potenciais para determinar quais você irá concluir. Insira os projetos selecionados em seu orçamento para chegar ao orçamento concluído.

Assim que seu orçamento for aprovado pelo conselho, não se esqueça de enviá-lo aos proprietários junto com um gráfico de pizza mostrando a eles exatamente quanto pagam suas anuidades.

Notas de orçamento:

Contabilidade:
Seu condomínio deve ser uma entidade sem fins lucrativos, portanto, é necessário preencher um formulário de imposto com o Governo Federal. Certifique-se de alocar fundos para a preparação deste formulário, vejam essas dicas de contabilidade.

Financiamento da reserva:
É vital que você tenha um estudo de reserva preciso e que aloque a quantia apropriada de fundos conforme declarado no estudo. Isso não significa apenas economizar 10% de sua renda por ano. Você precisa economizar o que for necessário, não apenas o mínimo, conforme declarado no ORC 5311, a menos que a maioria dos proprietários aprove para não financiá-lo a cada ano.

Reserva operacional:
A reserva operacional (geralmente dois meses de taxas conforme exigido pela declaração) é o que você precisa ter em sua conta operacional no início do ano. Se você encerrar o ano atual com mais do que esse valor, deverá transferir o excedente para a conta de reserva.

Devedores duvidosos:
Seja realista e reconheça que não é incomum que algumas contas estejam inadimplentes. Certifique-se de contabilizar todas as contas inadimplentes para não ultrapassar o orçamento.

Entre em contato com a Unione Administradora Condomínios para obter uma avaliação da propriedade ou para novas ideias sobre gerenciamento de condomínio e redução de custos.